Vanaf 1 februari 2023 heeft de Vlaamse overheid de verplichting ingevoerd voor organisaties die een activiteit aanbieden die valt onder opvoeding, psycho-medisch-sociale begeleiding, hulpverlening aan de jeugd, kinderbescherming, animatie of begeleiding van minderjarigen om bij bepaalde nieuwe medewerkers een uittreksel uit het strafregister op te vragen en te controleren. Deze verplichting heeft als doel het beschermen van minderjarigen.

Voor de UGent is deze verplichting van toepassing als de UGent optreedt als stagegever waarbij er structureel contact (hulpverlening of begeleiding) met de minderjarige is door de meerderjarige student-stagiair.

Wat is een uittreksel uit het strafregister?

Dit is een document dat de student-stagiair kan opvragen bij de gemeente waar hij of zij ingeschreven is in het bevolkingsregister (vroegere ‘getuigschrift van goed zedelijk gedrag’). Het uittreksel vermeldt al dan niet bepaalde veroordelingen op de naam van de student-stagiair.

Er zijn drie modellen van uittreksels:

• Model 595: basismodel
• Model 596.1: model bestemd voor het uitoefenen van een gereglementeerde activiteit
• Model 596.2: model bestemd voor het uitoefenen van een activiteit die onder opvoeding, psycho- medisch- sociale begeleiding, hulpverlening aan de jeugd, kinderbescherming, animatie of begeleiding van minderjarigen valt

Model 596.2 is het uittreksel dat opgevraagd en gecontroleerd moet worden. Het uittreksel moet hierbij niet blanco zijn, maar de student-stagiair moet minstens onberispelijk gedrag vertonen in omgang met minderjarigen.

Wanneer moet het uittreksel gecontroleerd worden?

De controle moet doorgevoerd worden bij de student-stagiair als voldaan is aan de volgende vier voorwaarden:

1. De student-stagiair zal aan de UGent een activiteit uitvoeren die valt onder hulpverlening aan en begeleiding van minderjarigen. Het is niet noodzakelijk dat de activiteiten uitsluitend op minderjarigen gericht zijn. Indien een deel van het doelpubliek van de activiteiten minderjarigen zijn, geldt de controleverplichting ook.

2. De student-stagiair zal op structurele basis rechtstreeks contact met de minderjarigen hebben. De structurele basis is er altijd als er een stageovereenkomst wordt afgesloten. Onder rechtstreeks contact valt zowel fysiek als online contact.

3. De student-stagiair is meerderjarig op het moment dat de stageovereenkomst wordt afgesloten.

4. De student-stagiair wordt aangesteld door middel van een stageovereenkomst.

Met student-stagiair worden zowel interne als externe stagiairs bedoeld, dus zowel UGent-studenten als niet-UGent-studenten die stage lopen aan de UGent.

Hoe moet de controle uitgevoerd worden?

Het uittreksel uit het strafregister moet opgevraagd worden vóór de ondertekening van de stageovereenkomst. Hierbij mag het uittreksel maximaal één maand oud zijn op het ogenblik dat het wordt voorgelegd.

De enige verwerkingswijze die het decreet toelaat, is controle. De UGent mag het uittreksel uit het strafregister niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor controle. Als de controle is verricht en de beslissing is genomen, moet het uittreksel vernietigd worden.

Aan de UGent staat de stagebegeleider in voor de controle. Hij of zij behandelt de verkregen informatie als vertrouwelijk en bewaart de nodige discretie. De informatie mag in geen geval gedeeld worden met andere personen binnen of buiten de organisatie. In het dossier van de student-stagiair wordt enkel bijgehouden dat het uittreksel gecontroleerd is en de datum waarop dat gebeurd is.

Naar de student-stagiair toe is het belangrijk om transparant te zijn over de controle van het uittreksel. Hierbij kan er aangegeven worden voor welk doel het uittreksel wordt opgevraagd en dat het na de controle opnieuw vernietigd zal worden.

Kan deze controle onderdeel vormen van de risicoanalyse of de stageovereenkomst?

Neen, gelet op het feit dat zowel de stageovereenkomst als de risicoanalyse documenten zijn die bewaard moeten worden, kan de controle niet worden vermeld op een van deze documenten. De controle moet op een aparte manier uitgevoerd worden, zoals hierboven beschreven.

Meer weten?

Zie het ‘Draaiboek jeugd opvragen en controle uittreksel strafregister model 596.2’ van het Departement Cultuur, Jeugd & Media.