Een buitenlandse stage administratief en praktisch regelen vergt de nodige voorbereidingstijd die varieert afhankelijk van de bestemming. Kijk altijd eerst naar het UGent-reisbeleid en de reisadviezen van de FOD Buitenlandse Zaken. Geeft de FOD een negatief reisadvies? Dan mogen de studenten er geen stage lopen. Bij twijfel raadpleeg je actueel@ugent.be.

Registratie

• Elke student die in het buitenland of in Franstalig België een stage loopt waarmee hij of zij credits verwerft, moet via Oasis de stage vooraf registreren als uitwisseling, ongeacht de duur van de stage of beurs. Registreren is dus ook verplicht als de student slechts één dag per week stage loopt net over de grens. Informeer je in detail over de registratieprocedure in Oasis.
• De zogenaamde uitwisselingsaanvraag doorloopt een goedkeuringstraject via de FCI-medewerker en bij stages met financiële ondersteuning, ook via de afdeling Internationalisering.
• In Oasis ondertekent een academisch verantwoordelijke het zogenaamde learning agreement for traineeships. Dat document telt als stageovereenkomst en moet dus ondertekend worden door de stagegever, de UGent en de stagiair. Het omvat o.m. een activiteitenplan, verwachte leerresultaten, een opvolgingsplan en een evaluatieplan. Bovendien wordt de stage op basis van het learning agreement for traineeship erkend in het curriculum van de student.
• Gaat het om stageplaatsen buiten de Erasmuszone in een organisatie zonder onderwijsbevoegdheid waarmee je een structurele samenwerking ambieert (dus: stageplaatsen waar elk jaar meerdere studenten stage lopen)? Sluit dan een samenwerkingsovereenkomst af: een 'Student Exchange Agreement for Traineeships' (SEAT). Daarin staan wederzijdse afspraken over het aantal studenten, afspraken rond (kwijtschelding van) vergoedingen, visa, verzekeringen... Informeer je in detail over de SEAT. 
• Als een stage in Oasis geregistreerd staat als uitwisselingsaanvraag en er een ondertekend learning agreement is, moet de stage niet meer worden doorgegeven via de webapplicatie voor stageovereenkomst.
• Sommige faculteiten hebben, parallel aan Oasis ook een eigen (administratief) opvolgsysteem voor stages. Let op! Ook dan moet de stage in het buitenland in Oasis geregistreerd zijn met een learning agreement for traineeships.

Reis- en verblijfsdocumenten

• Is de buitenlandse stage goedgekeurd door de faculteit? Dan regelt de student daarna zelf een paspoort en verblijfsdocumenten, als die nodig zijn. Ook bij aankomst regelen studenten zelf de nodige administratie bij de lokale autoriteiten in verband met hun verblijf.
• Handig om weten! Verwijs studenten door naar www.diplomatie.be. Daar vinden ze specifieke regels over visa voor stages. Nog vragen? Die mogen ze stellen aan de afdeling Internationalisering.

Verzekeringen

• UGent-studenten die een stage doen in het kader van hun opleiding aan de UGent, worden ook bij buitenlandse stage door de UGent verzekerd tegen verschillende risico’s als arbeidsongevallen en burgerlijke aansprakelijkheid. Daarnaast voorziet de UGent voor buitenlandse stages een reisbijstandsverzekering.
• Opgelet! De studenten moeten zelf bij de stagegever navraag doen of er volgens de wetgeving van (een bepaald deel van) het land van bestemming of volgens reglementering van de stagegever een verplichting bestaat om aan te sluiten bij een bepaalde verzekering. De studenten moeten hiervoor desgevallend zelf zorgen.
• Studenten nemen zelf vóór hun vertrek naar het buitenland, contact op met hun ziekenfonds en zorgen zelf voor hun ziekteverzekering.
• De studenten beslissen zelf of zij daarnaast nog eventueel andere verzekeringen afsluiten, vb. voor activiteiten die buiten de studie- en/of stageactiviteiten vallen, o.m. tijdens weekends. Zie ook de tips voor studenten i.v.m. verzekeringen tijdens een buitenlandervaring. 

Accommodatie en transport

• Accommodatie in het buitenland regelt de stagiair zelf, eventueel in samenspraak met de stageplaats. De stagiair polst best ruim vooraf bij de stageplaats of die daarbij kan helpen: bijvoorbeeld via welke kanalen je best zoekt of hoeveel het gemiddelde huurtarief bedraagt.
• De stagiair staat ook zelf in voor het transport naar de stageplaats.

Gezondheid en veiligheid

• Ook in het buitenland staat het welzijn van de stagiair voorop. Bij buitenlandse stage maakt de risicoanalyse van de stageactiviteiten en de werkomgeving deel uit van het administratief stagedossier van de student. Als het nodig blijkt, wordt ook de werkpostfiche hieraan toegevoegd, ook al kunnen de lokale regelgevingen – zelfs binnen de EU – afwijken van wat in België is voorgeschreven.
• Via het medisch onderzoek wordt tegemoetgekomen aan bepaalde medische eisen zoals vaccinaties voor bepaalde regio’s.
• Studenten met een buitenlandse stage registeren zich vóór vertrek bij de federale overheid. Dat is van belang bij natuurrampen, (politieke) crisissituaties of pandemieën.
• Zit een student op buitenlandse stage in de problemen? Of kent hij of zij een medestudent in de problemen? Dan verwijs je hem of haar door naar actueel@ugent.be (tijdens de kantooruren) of naar het permanentiecentrum van de UGent (buiten de kantooruren).

Stagevergoeding

• In België is het wettelijk niet toegestaan studenten voor hun prestaties tijdens de stage te vergoeden. De regelgeving in het buitenland kan hiervan afwijken. Soms is er van lokale specifieke regelgeving geen sprake.
• Soms zijn buitenlandse stagegevers wel verplicht een financiële bijdrage te geven aan stagiairs. Gewoonlijk wordt dan de lokale regelgeving waaronder de stagegever valt, gerespecteerd. Is er geen officiële regelgeving dan worden de lokale gebruiken gevolgd, zolang die in het voordeel van de student zijn. Een student kan die vergoeding evenwel niet afdwingen.
• Soms ondersteunen stagegevers stagiairs op een andere manier, bijvoorbeeld via kaartjes voor het openbaar vervoer, bedrijfsmaaltijden of andere faciliteiten.