Using the right terminology for a work placement is important. Below you will find the correct terms used at UGent, in Dutch and English.

Dutch

1. Soorten stage

Stage	Geheel aan geïndividualiseerde begeleidingssituaties en zelfstandige leersituaties tijdens een periode van ervaringsleren in de beroepspraktijk waarbij de student wordt ingeschakeld in de dagelijkse activiteiten van de stageplaats. Het doel van de stage is het oefenen en toepassen van beroepsgerichte kennis, vaardigheden en attitudes. De stagiair gaat meestal individueel, maar het kan ook dat studenten in een beperkte groep op stage gaan (zgn. co-stages). De stage wordt steeds gekaderd binnen een stageovereenkomst. De stage onderscheidt zich van kijk- of observatiestage, kliniek, onderzoeksverblijf en veldwerk; hiervoor is geen stageovereenkomst vereist.
(Stage als) keuzevak	Creditgerelateerde stage als niet verplicht onderdeel binnen het curriculum van de student.
Co-stages	Tijdens co-stages zijn twee of meer studenten samen op stage. Studenten voeren hierbij ofwel individueel, ofwel samen bepaalde taken uit. Co-stages kunnen erg leerrijk zijn omdat ze studenten de mogelijkheid bieden elkaars functioneren te observeren, feedback te geven op elkaars functioneren en zo van elkaar te leren. Deze peer-feedback of peer-assessment gebeurt bij voorkeur aan de hand van vooraf opgestelde observatieleidraden.
Observatiestage	Een zogenaamde kijk- of observatiestage is, volgens Belgisch recht, geen stage in de wettelijke betekenis van het woord. Er moet hiervoor dan ook geen stageovereenkomst worden afgesloten.
Vrijwillige stage	Niet-creditgerelateerde stages die op vrijwillige basis worden gelopen en waarbij de faculteit/de UGent de stageovereenkomst mee ondertekent.
Zuidstages	Stages die plaatsvinden in het globale Zuiden. Het gaat hier niet om begeleide of onbegeleide inleefreizen of vrijwilligerswerk.

 

2. ‘Soorten’ stagiairs

Inkomende stagiair	Stagiair, die vanuit een andere thuisinstelling stage loopt aan de UGent.
Uitgaande stagiair	Stagiair, die vanuit UGent elders creditgerelateerde stage loopt.

 

3. Functies en rollen binnen de UGent als uitsturende of zendende instelling

Stagebegeleider	UGent-begeleider die de begeleiding van de stagiair vanuit de opleiding verzorgt.
Stagecoördinator	De persoon die instaat voor de organisatie van de stages binnen de faculteit/opleiding. Men kan bij hen terecht met vragen over administratie of opmerkingen over het verloop van de stage.
Stagetitularis	Verantwoordelijke UGent-lesgever binnen een stagevak. Deze persoon draagt de eindverantwoordelijkheid.
Zendende instelling	De thuisinstelling van de stagiair. In geval van recent afgestudeerde stagiairs kan dit binnen bepaalde beursprogramma's eventueel ook een andere instantie zijn dan een onderwijsinstelling (bv. stageconsortium).

 

4. Functies en rollen in de ontvangende organisatie/gastbedrijf

Gastbedrijf/gastorganisatie	De ontvangende instelling/organisatie, plaats waar men stage loopt.
Stagementor	Persoon die op de stageplaats verantwoordelijk is voor de dagelijkse begeleiding van de stagiair.

 

5. Documenten/termen verbonden aan de (organisatie van de) stage

Activiteitenplan	Een document waarbij, voorafgaand aan de stage, de doelen en stageactiviteiten/taken worden genoteerd.
Medisch toezicht	Voor stages is een voorafgaand medisch toezicht vereist op basis van de resultaten van de (verplichte) risicoanalyse. Het medisch toezicht omvat het arbeidsgeneeskundig onderzoek en eventueel preventieve maatregelen (zoals inentingen e.a.).
Risicoanalyse	Document waar voorafgaand aan de stage de eventuele veiligheids- of gezondheidsrisico's verbonden aan de stageactiviteiten in kaart worden gebracht.
Stageovereenkomst	Wettelijk bindende, schriftelijke overeenkomst tussen de stagegever, de UGent (als 'zendende' organisatie) en de stagiair. Er kan ook een collectieve stageovereenkomst (ook wel raamakkoord/raamovereenkomst) gesloten worden voor meerdere studenten bij één stageaanbieder (vb. hospitaal).
Stagewijzer	Informatiebundel voor de student waarin zowel de administratieve als praktische stappen worden toegelicht, alsook de doelen, en begeleidingsactiviteiten. Ook de wijze van beoordeling en de wederzijdse verwachtingen van de betrokken partijen worden hierin toegelicht.
Werkpostfiche	Overzicht van de maatregelen die, waar nodig, genomen zijn voor de bescherming van de stagiair ifv van de uit te voeren taken op de stageplaats.

 

6. Termen gerelateerd aan evaluatie van stage

Stageportfolio/e-portfolio

Een portfolio reflecteert het eigen leerproces of verworven competenties, o.a. door het verzamelen van “bewijsmateriaal”. Het bewijsmateriaal van het portfolio kan bestaan uit werkstukken, beoordelingsrapporten, beeldmateriaal, e.d. Daarnaast zet het portfolio stagiairs aan systematisch terug te blikken op het eigen handelen en het handelen te evalueren en te analyseren (cf. zelfbeoordelingen of self-assessment).

Stageverslag

Stageverslagen vormen vaak een onderdeel van een portfolio. In het stageverslag dat de student na afloop van de stage maakt, toont hij aan hoe en in welke mate de vooropgestelde doelen bereikt werden.

 

7. Varia

Stageplaats	De organisatie (instelling, bedrijf, ...) waar de stagiair stage loopt, meer bepaald de specifieke plaats waar h/zij wordt ingeschakeld op de werkvloer.
Stagevergoeding	Conform de Belgische/Vlaamse regelgeving kunnen studenten die stage lopen geen loon ontvangen. De stagegever kan optioneel wel een (forfaitaire) onkostenvergoeding geven aan de stagiair ifv de stageduur. Dit wordt steeds voorafgaand aan de stage besproken.

 

English

1. Types of Work Placement

Work placement (other  frequently used synonyms: traineeship, internship (specifically in the medical profession), work practice)	The whole of individual coaching situations and independent learning situations during a period of experiential learning in a professional practice setting, in which the students engage in the daily activities at a host organisation. Work placements are designed to allow students to practise and apply profession-oriented knowledge and competencies. In most cases, students undertake a work placement on their own, but they may also be part of a small group of students (so-called co-work placement). The terms and conditions of a work placement are always laid down in a work placement agreement. Work placements differ from other forms of (work) field experience, such as work shadowing, internships in clinics, research stays and field work. For these types, no work placement agreement is needed.
Work placement as elective course unit	Optional, credit-related work placement (i.e. which is not part of the student's mandatory curriculum).
Co-internship (co-traineeship)	During co-work placement, two or more students team up at the same host organisation. The trainees either work individually or in team to perform certain tasks. In this instructive environment, students are offered an opportunity to observe and give feedback to, each other while working. Preferably, the trainees are given previously determined observation guidelines to help them along with these forms of peer feedback and peer assessment.
Work shadowing	Work shadowing is a period of observation in the work place. According to Belgian law it is not considered as a work placement as such. As a consequence, it does not need to be framed in a formal training agreement.
Voluntary work placement	A voluntary work placement is non-credit-related and extra-curricular. Therefore, it cannot be claimed by the student. It is up to the faculty to decide on formal admission by entering Ghent University as one of the three signing parties in the training agreement, or not.
North-South mobility programmes	An umbrella term referring to the various learning programmes that Northern-based students take up in the Global South. Such assignments can be research-related (the completion of a dissertation) or practical in nature (learning-through-training at a hospital or school). The term does not refer to voluntary work outside the student's curriculum, nor to escorted or unescorted travel groups.

 

2. "Types" of Trainees

Incoming trainee	This is a student (or trainee) from another home institution undertaking work placement at Ghent University. In other words, Ghent University is the receiving institution.
Outgoing trainee	This is a Ghent University student (or trainee) undertaking credit-related work placement elsewhere. In other words, Ghent University is the sending institution.

 

3. Functions and Roles at Ghent University as Sending/Receiving Institution

Work placement supervisor	This is the person who supervises the trainee on behalf of the study programme (i.e. a Ghent University staff member).
Work placement coordinator	This is the person in charge of the organisation of the work placement on behalf of the faculty or study programme (i.e. a Ghent University staff member). S/he is the contact person for all work placement administration and/or other work placement matters.
Lecturer-in-charge	The lecturer-in-charge of the course unit with work placement is the person (at Ghent University) who bears final responsibility for the work placement.
Sending institution	For incumbent students/trainees, this usually is their home institution. For recently graduated trainees, the sending institution can also be another organisation, e.g. a recognized work placement consortium.

 

4. Functions and Roles at the Host Organisation

Receiving/host institution	The receiving institution, where the work placement takes place.
Work placement mentor	The person in the work place (i.e. at the host organisation) who is in charge of the trainee's coaching.

 

5. Documents and Terminology related to Work Placement (Practicalities & Organisation)

Activity plan	A document outlining the trainee's tasks and activities that will be carried out during the period of work placement.
Health monitoring	Health monitoring is a mandatory step towards work placement. It may involve preventive medical examinations and/or preventive measures (such as vaccinations or other).
Risk assessment	Preliminary assessment of the physical or mental risks to which the trainee may be exposed when carrying out the tasks and activities in the work place:  the host organisation uses a specific document to indicate whether there are risks involved that may affect the trainee's physical or mental health.
Training agreement (also called learning agreement, internship agreement)	The training agreement is a written and legally required and binding document, detailing the work placement, and including the arrangements the three parties (the host organisation, Ghent University, and the student) agreed upon. In some specific cases collective agreements can be used for a group of students undertaking a work placement in the same host organisation (e.g. in a hospital).
Traineeship manual	A documentation set or handbook that details the work placement in the curriculum: it contains administrative and practical information, describes the aims and objectives, the monitoring activities and assessment procedures and criteria. The manual also contains important information about what is expected from the trainee and to whom the trainee can turn for guidance/support.
Work post sheet	This document gives an overview of the measures that have been taken by the host organisation to eliminate or reduce possible physical of mental risks to which the trainees may be exposed during the work placement when carrying out his/her tasks and activities. This document must be part of the trainee's administrative file, as an annex to the training agreement.

 

6. Terminology related to Work Placement Assessment

(placement) portfolio	The portfolio reflects the student's individual learning process or competence acquisiton over a longer period of time, by collecting 'pieces of evidence' (e.g. work pieces, assessment reports, images, videos, etc... ).  The portfolio enhances the students' self-reflection by means of a systematic review of their own actions, analysis and assessment.
(placement) report	Placement reports are often included into a portfolio. In a placement report that is written after the work placement, the trainee demonstrates how and to what degree s/he has attained the pre-determined objectives.

 

7. Miscellaneous

Host organization (other frequently used synonyms: host institution, host company)	The host organisation (host institution, host company), in particular the professional environment in which the trainee undertakes a work placement.
Work placement allowance	Belgian/Flemish law stipulates that trainees must not be paid a salary. However, the host organisation may decide to meet the trainee's expenses in the form of an allowance (either a lump sum or a reimbursement of proven expenses) for the duration of the work placement. It is recommended to discuss this with the host organisation before starting the work placement.

 

Want to know more?

Contact:

• Annelies Vanderbeke
• Patricia Burssens