Internationale excursies en studiereizen: wat, hoe en waarom?
Heel wat opleidingen bieden internationale uitstappen in groep aan voor hun studenten. Ze verschillen sterk qua inhoudelijke invulling, kostenplaatje, duurzaamheid en de plaats die ze al dan niet innemen in het curriculum. Bij de organisatie van die internationale uitstappen komt vaak heel wat kijken. Hoe zit het met de financiële kant? Wat zijn de juridische implicaties? Wie heeft welke verantwoordelijkheden? Hoe regel je vervoer en accommodatie? En hoe blijf je de onderwijskwaliteit garanderen? Deze onderwijstip biedt terminologische duidelijkheid, praktische tips en handvatten om kwaliteitsvolle internationale uitstappen te organiseren.
Wat is het verschil tussen excursies en studiereizen?
In het vernieuwde glossarium didactische werkvormen is een “excursie” een “individuele of collectieve leersituatie waarbij studenten de infrastructuur van de universiteit verlaten. Binnen de reële context van een geselecteerde externe locatie (bv. bedrijf, organisatie, instelling, veldwerk) verwerven en/of oefenen studenten bepaalde kennis en vaardigheden. De nadruk ligt op de leerervaring die voortkomt uit de reële, externe context. Afhankelijk van de beoogde competenties worden ze begeleid door de lesgever, een deskundige ter plaatse of een gids.”
Een excursie wordt dus beschouwd als een didactische werkvorm en maakt daarom automatisch deel uit van het curriculum. Deelnemen aan de excursie is dus noodzakelijk om de beoogde competenties van het vak of de opleiding te behalen. Van een “studiereis” daarentegen spreken we als de uitstap niet noodzakelijk is voor het behalen van de beoogde competenties van het vak of de opleiding, al kan er uiteraard wel een inhoudelijke link zijn. Studenten kunnen dus geheel vrijwillig deelnemen aan studiereizen.
Je kan excursies en studiereizen organiseren in eigen land of in het buitenland. Bij een internationale uitstap geldt een heel andere set richtlijnen dan voor binnenlandse uitstappen omdat het juridisch kader verschilt. De richtlijnen in deze onderwijstip slaan alleen op internationale excursies en studiereizen. Internationale reizen die door individuele studenten, studentengroepen of studentenverenigingen georganiseerd worden voor studenten van een bepaalde opleiding of faculteit, laten we hier buiten beschouwing.
Excursies: (bijna) alles wat je moet weten
Plaats van een excursie in het curriculum
De opleiding of lesgever kan een excursie als verplicht opleidingsonderdeel of deel van een verplicht opleidingsonderdeel opnemen in het opleidingsprogramma. Dat betekent dat deelname aan de excursie noodzakelijk is voor het behalen van het diploma. Dat betekent ook dat je als opleiding of lesgever steeds een alternatieve opdracht moet voorzien voor studenten die niet aan de excursie kunnen deelnemen. In die alternatieve opdracht streven de studenten dezelfde competenties na als in de fysieke excursie.
Daarnaast kan de opleiding of lesgever er ook voor kiezen om een excursie als keuzevak of deel van een keuzevak op te nemen in het opleidingsprogramma. Deelnemen aan de excursie is dan noodzakelijk voor het behalen van de eindcompetenties van het keuzevak. Ook in dit geval voorzie je een evenwaardig alternatief.
In beide gevallen zorgt de opleiding of lesgever mee voor de organisatie van de excursie, de voorbereiding van de studenten, de ondersteuning, de opvolging en de evaluatie. Excursies worden logischerwijs steeds goedgekeurd door de opleidingscommissie.
Een excursie organiseren: hoe doe je dat met oog voor de onderwijskwaliteit?
Wil je een kwaliteitsvolle excursie organiseren? Dan doe je dat het best volgens het principe van constructive alignment, waarbij je de beoogde competenties, de onderwijs- en leeractiviteiten en de evaluaties onderling goed op elkaar afstemt.
De organisatie van een excursie begint dus steeds met het formuleren van heldere doelen die in lijn liggen met de eindcompetenties van het opleidingsonderdeel waarin de excursie kadert. De eindcompetenties vormen het antwoord op vragen als “Wat moeten mijn studenten kennen en kunnen op het einde van het opleidingsonderdeel?” en “Hoe past mijn opleidingsonderdeel in het ruimere geheel van de opleiding?” De eindcompetenties dragen bij tot het behalen van de opleidingsspecifieke leerresultaten en zijn gelinkt aan de beleidskeuzes die de UGent maakt. Excursies zijn een uitstekende werkvorm om verschillende competenties te integreren – die communiceer je duidelijk in de studiefiche.
De excursie als werkvorm moet de studenten in staat stellen om de beoogde competenties effectief te verwerven. Het is daarom noodzakelijk dat de excursie kwaliteitsvolle inhouden aanbiedt. Dat wil zeggen dat de voorziene activiteiten tijdens de excursie duidelijk bijdragen aan het verwerven of uitdiepen van de vooropgestelde kennis, vaardigheden of attitudes. Een duidelijk inhoudelijk programma is daarom absoluut nodig. Daarin staat omschreven welke activiteiten gepland zijn, waar en wanneer. Uiteraard kan je in het programma een aantal vrije momenten voorzien waarbij studenten hun tijd zelf kunnen invullen of kunnen kiezen uit een aantal vooropgestelde activiteiten. Het is wel belangrijk dat de totale studietijd overeenstemt met het aantal studiepunten dat aan het vak is toegekend.
Een transparante organisatie en duidelijke communicatie zijn cruciaal. De lesgever deelt vooraf in de les, via UFORA en/of per mail zeker volgende zaken mee:
Licht de doelen van de uitstap toe en maak de link met de eindcompetenties van het opleidingsonderdeel. Informeer de studenten tijdig over het wat, waar en wanneer.
Maak duidelijke afspraken met de studenten, ook over de verwachtingen ter plaatse. Studenten die niet deelnemen aan de activiteiten en/of evaluaties kunnen niet slagen voor het opleidingsonderdeel. De begeleiders engageren zich om daar ook daadwerkelijk op toe te zien.
Wees transparant over de totale kost van de excursie voor de studenten (cfr. infra).
Na de excursie ga je na in welke mate de studenten de vooropgestelde competenties beheersen. De evaluatie van een excursie kan veel vormen aannemen, bijvoorbeeld observatie, een reflectieverslag of specifieke vragen op het examen. Een kwaliteitsvolle evaluatie is afgestemd op de beoogde leerdoelen en activiteiten en verloopt conform het toetsbeleid van de UGent en de toetsvisie van de faculteit/opleiding. De verantwoordelijke lesgever neemt de evaluatievorm(en) en -criteria duidelijk op in de studiefiche.
Artikel 60 van het Onderwijs- en Examenreglement (OER) stelt dat elke student na de examens of na het vrijgeven van de resultaten recht heeft op feedback. Dat geldt dus ook voor verplichte, geëvalueerde excursies. De lesgever voorziet best ook tijd voor een nabespreking na afloop van de excursie. Dat kan een leermoment zijn voor de studenten én voor de opleiding of lesgever over de inhoud en organisatie van de excursie.
Een excursie organiseren: hoe doe je dat praktisch?
Een excursie binnen het curriculum wordt altijd begeleid door de verantwoordelijke lesgever of door iemand die door de verantwoordelijke lesgever van het opleidingsonderdeel is aangesteld. Die persoon heeft als taak om de studenten te begeleiden van en naar de activiteiten die deel uitmaken van het officiële programma zoals dat aan de studenten is gecommuniceerd. Daarnaast zorgt de begeleider ervoor dat alle praktische aspecten goed geregeld zijn en dat de studenten goed geïnformeerd vertrekken op excursie. Afhankelijk van de geplande activiteit kan er ter plaatse een deskundige of een gids zijn die de activiteit verder begeleidt.
Bij het vastleggen van de bestemming hou je algemeen rekening met vier elementen:
Welke theorie zullen de studenten toepassen in een reële context? De inhoud van de excursie moet afgestemd zijn op de eindcompetenties van het opleidingsonderdeel waarin de excursie kadert. Naar welk bedrijf, organisatie, instelling, museum enz. ga je samen met je studenten op uitstap om je doelen te bereiken?
De UGent waakt over de veiligheid van haar studenten en lesgevers. Niet elke bestemming is “veilig”. Het is daarom sterk afgeraden om excursies te organiseren naar risicobestemmingen zonder positief reisadvies door de FOD Buitenlandse Zaken. Als de excursie naar een risicobestemming gaat, moet je daarvoor vooraf toelating vragen via actueel@ugent.be. De opleiding moet het essentiële karakter van de excursie aantonen, en elke student moet een reisrisicoformulier invullen. Bij twijfel kan je als lesgever altijd contact opnemen met actueel@ugent.be voor bijkomend advies.
De UGent streeft naar een evenwicht tussen de noodzaak om internationaal actief te zijn en de noodzaak om rekening te houden met de klimaatproblematiek. De universiteit stimuleert duurzaam reizen en moedigt het gebruik van duurzame alternatieven aan. Elke excursie voldoet het best aan het duurzaam reisbeleid van de UGent. Hou rekening met het feit dat excursies vaak van korte duur zijn, waardoor het niet is aangewezen om naar verre bestemmingen te reizen.
De UGent wil een inclusieve universiteit zijn. Niet elke student kan zomaar een excursie betalen. Volgens de nota van de werkgroep "sociale voorzieningen studiekosten", goedgekeurd door de Onderwijsraad op 19 mei 2020, moeten de kosten voor studenten in verhouding staan tot de vakinhoud en de te behalen eindcompetenties. De kosten moeten duidelijk worden vermeld in de studiefiche. De kostprijs omvat ten minste de verplaatsing van en naar de bestemming, verplaatsingen ter plaatse, accommodatie en de kosten van de activiteiten ter plaatse. Zowel het budget als de kostenafrekening moeten worden voorgelegd aan de betrokken opleidingscommissie.
Er zijn geen reguliere beurzen beschikbaar voor studenten om excursies te financieren. Sommige studenten kunnen wel een aanvraag indienen voor studiefinanciering (lening/toelage) bij de Sociale Dienst van de UGent. De Sociale Dienst houdt rekening met de algemene studiekosten, maar kan ook rekening houden met "uitzonderlijke studiekosten" zoals excursies. De aanvraag gebeurt via het studentenportaal van de Sociale Dienst in Oasis. Hou er rekening mee dat niet alle studenten in aanmerking komen voor financiële ondersteuning.
Als overheidsinstelling is de UGent gebonden aan de wet overheidsopdrachten voor haar aankopen. Deze regelgeving is ook van toepassing voor lesgevers die een excursie plannen waarbij de UGent (gedeeltelijk) instaat voor het regelen van vervoer en accommodatie. De te volgen procedure hangt af van de omvang van de kosten en het aandeel van de UGent in de organisatie. Hieronder vind je enkele voorbeelden en richtlijnen ter verduidelijking:
Voorbeeld 1: via een reisbureau met raamcontract
Een UGent-lesgever beslist om een excursie te organiseren naar Kopenhagen en schakelt daarvoor het reisbureau Uniglobe Smart Travel in, waarmee de UGent een raamcontract heeft. Er hoeft bijgevolg geen aanbestedingsprocedure te worden gevolgd.
Voorbeeld 2: via een reisbureau zonder raamcontract
Een UGent-lesgever beslist om voor een 50-tal studenten een excursie te organiseren naar New York en regelt alles met een reisbureau naar keuze. De studenten betalen rechtstreeks aan het reisbureau. De kostprijs die meegenomen wordt in de raming omvat de volledige kost van het vervoer (bijv. vliegtuigtickets) en het verblijf (bijv. hotelboekingen), ook al betalen studenten rechtstreeks aan het reisbureau. De wet overheidsopdrachten is dus evenzeer geldig wanneer studenten zelf betalen voor iets dat geregeld wordt door de UGent. De totale geraamde kost bedraagt 55.000 euro. Omdat dit bedrag tussen de 30.000 en 140.000 euro ligt, moet een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking gevolgd worden.
Voorbeeld 3: via een reisbureau zonder raamcontract
Een UGent-lesgever beslist om een excursie te organiseren naar Berlijn en wil graag het vervoer en de accommodatie voor een 30-tal studenten regelen. De lesgever vergelijkt verschillende aanbieders (bijv. Booking.com, Trivago en andere reismaatschappijen die niet onder het raamcontract vallen). In dit voorbeeld worden de kosten geschat op 28.500 euro voor het vervoer en verblijf. Deze raming is lager dan 30.000 euro, dus de procedure voor overheidsopdrachten van beperkte waarde is van toepassing.
Andere werkwijzen, zoals excursies organiseren via een met dat doel opgerichte vzw, zijn niet mogelijk volgens de UGent-leidraad voor deelname in vzw’s (zoals goedgekeurd door het Bestuurscollege van 20 mei 2016). Voor meer informatie kan je terecht bij aankoopbeleid@ugent.be.
Een aantal zaken vallen onder de persoonlijke verantwoordelijkheid van de reiziger:
Studenten en personeelsleden vragen zelf een geldig paspoort of visum aan. Informatie daarover is terug te vinden op www.diplomatie.be en bij de ambassade van het land van bestemming. De verantwoordelijke lesgever brengt de studenten die deelnemen aan de excursie daarvan op de hoogte. Bij problemen kan je altijd contact opnemen met actueel@ugent.be.
Het is de verantwoordelijkheid van studenten en personeelsleden om zelf te beoordelen welke impact de reis heeft op hun persoonlijke medische situatie, zoals medicatie, vaccinaties, gezondheidsrisico's en zwangerschap.
Als de excursie slechts gedeeltelijk door de UGent wordt geregeld, dan moet eventueel gecheckt worden of elke deelnemer wel degelijk de nodige boekingen heeft gedaan.
Verzekeringen en ondersteuning bij problemen tijdens een excursie
Het is aangeraden voor studenten en lesgevers om voor vertrek informatie in te winnen bij hun ziekenfonds over het gebruik van de ziekteverzekering in het buitenland en om aandacht te besteden aan extra verzekeringen. Het is aan de lesgever om studenten daarvan bewust te maken of hen door te verwijzen naar deze pagina. Heb je vragen over verzekeringen, dan kan je contact opnemen met de Afdeling Juridische zaken via verzekeringen@ugent.be.
Studenten ingeschreven aan de UGent en medewerkers zijn automatisch verzekerd tegen verschillende risico’s:
Voor als je door en tijdens of op weg naar en van universitaire activiteiten schade berokkent aan derden. Universitaire activiteiten zijn alle activiteiten waarvoor studenten als deel van hun curriculum de gebouwen van de UGent verlaten. Ook buitenlandse excursies vallen hieronder. Meer informatie over de verzekering burgerlijke aansprakelijkheid vind je hier.
Voor als je het slachtoffer bent van een persoonlijk lichamelijk ongeval tijdens of op weg naar en van universitaire activiteiten. Meer informatie over de verzekering persoonlijke lichamelijke ongevallen vind je hier.
Voor als je tijdelijk buiten België verblijft in het kader van universitaire activiteiten. De reisbijstandsverzekering omvat geen verzekering voor autopech. Als lesgevers en/of studenten met eigen vervoer reizen moeten ze zelf een autopechverzekering afsluiten. Meer informatie over de reisbijstandsverzekering vind je hier.
Studenten en medewerkers moeten zich verplicht registreren voor een buitenlandse excursie. Door die registratie kan de UGent ondersteuning bieden als er zich een crisissituatie (natuurramp, aanslag enz.) voordoet in het land van bestemming. Bij een crisissituatie contacteert en ondersteunt Team Actueel op basis van de registraties aanwezige UGent’ers in de regio of UGent’ers die op vertrekken staan.
Conform artikel 46 §4 van het OER zijn studenten die een deel van hun opleiding in het buitenland doorbrengen (opleidingsonderdelen volgen aan een buitenlandse instelling, stage, onderzoek in het kader van de masterproef, verplichte buitenlandse stages, etc.) verplicht zich tijdig als uitwisselingsstudent te registreren via OASIS (zie aanvraagprocedure).
De registratie in SAP/Concur is steeds verplicht.
Elke reiziger met de Belgische nationaliteit heeft er ook belang bij om de buitenlandse reis te melden in Travellers Online, een tool van de FOD Buitenlandse Zaken. Andere overheden hebben gelijkaardige tools. Op die manier kan de ambassade je snel contacteren bij eventuele problemen of incidenten.
Het PermanentieCentrum van de UGent is 24/7 bereikbaar bij problemen via permanentie@ugent.be of +32 9 264 88 88.
Studiereizen: (bijna) alles wat je moet weten
De opleiding of lesgever kan ervoor kiezen om een studiereis te organiseren voor de studenten van een bepaald vak of opleidingsprogramma. Hoewel een studiereis niet expliciet gericht is op het behalen van leerresultaten (en dus niet bijdraagt tot het behalen van het diploma), moet ze toch passen in de bredere context van de opleiding. Studenten zijn niet verplicht om deel te nemen aan een studiereis omdat ze geen onderdeel van het curriculum vormt. Voor studiereizen kunnen studenten geen studiepunten verdienen, wat betekent dat er ook geen evaluatie plaatsvindt. De opleiding zorgt wel mee voor de organisatie, de voorbereiding van de studenten en staat in voor de ondersteuning.
Studiereizen zijn vrijwillig maar niet vrijblijvend
Studiereizen kunnen een link vertonen met bepaalde eindcompetenties of opleidingsspecifieke leerresultaten, maar kunnen niet ingezet worden om die leerresultaten te behalen. Opgelet: toch bespreekt de organisator de studiereis steeds eerst in de opleidingscommissie opdat er voldoende begeleiding en ondersteuning kan worden voorzien. Finaal worden studiereizen ter goedkeuring voorgelegd aan de faculteitsraad.
Het is belangrijk dat de activiteiten ter plaatse zoveel mogelijk afgestemd zijn op de doelen van de studiereis. Net zoals bij de excursies is een transparante organisatie en duidelijke communicatie cruciaal voor een succesvolle reis. Lesgevers worden aangemoedigd om op voorhand een inhoudelijk programma op te stellen waarin omschreven staat wat er gedaan wordt, waar en wanneer. Een studiereis kan vrij flexibel georganiseerd worden, zolang het verloop duidelijk is voor de studenten en eventuele derden betrokken bij de organisatie.
Volgende zaken deelt de lesgever vooraf zeker mee over de studiereis in de les, via UFORA en/of per mail:
- Het vrijwillige karakter
- Het inhoudelijke programma
- De verwachtingen ten aanzien van studenten
- De kost voor de studenten
De lesgever voorziet best ook tijd voor een nabespreking na afloop van de studiereis. Dit kan een leermoment zijn voor de studenten én voor de opleiding of lesgever over de inhoud en organisatie van de studiereis.
Een studiereis organiseren: hoe doe je dat praktisch?
Een studiereis wordt altijd begeleid door een lesgever of medewerker van de betrokken opleiding. Die persoon heeft als taak om de studenten te begeleiden van en naar de activiteiten die deel uitmaken van het officiële programma zoals dat aan de studenten is gecommuniceerd. Daarnaast zorgt de begeleider ervoor dat alle praktische aspecten goed geregeld zijn en dat de studenten goed geïnformeerd vertrekken op studiereis. Afhankelijk van de geplande activiteit kan er ter plaatse een deskundige of een gids zijn die de activiteit verder begeleidt.
Bij het vastleggen van de bestemming hou je algemeen rekening met vier elementen:
De inhoud van de studiereis ligt in lijn met de inhoud van het opleidingsonderdeel of de ruimere opleiding waarbinnen de studiereis kadert, zelfs al nemen studenten op vrijwillige basis deel.
De UGent waakt over de veiligheid van haar studenten en lesgevers. Niet elke bestemming is “veilig”. Het is daarom sterk afgeraden om excursies te organiseren naar risicobestemmingen zonder positief reisadvies door de FOD Buitenlandse Zaken. Als de studiereis naar een risicobestemming gaat, moet je vooraf actueel@ugent.be consulteren voor advies.
De UGent streeft naar een evenwicht tussen de noodzaak om internationaal actief te zijn en de noodzaak om rekening te houden met de klimaatproblematiek. De universiteit stimuleert duurzaam reizen en moedigt het gebruik van duurzame alternatieven aan. Elke studiereis voldoet het best aan het duurzaam reisbeleid van de UGent. Hou rekening met het feit dat studiereizen vaak van korte duur zijn, waardoor het niet is aangewezen om naar verre bestemmingen te reizen.
De UGent wenst een inclusieve universiteit te zijn. Niet elke student kan zomaar een dergelijke studiereis betalen. Er zijn geen reguliere kanalen die voorzien in beurzen voor studenten voor studiereizen. Aangezien het om vrijwillige studiereizen gaat, kunnen studenten bovendien geen aanvraag doen voor toelage bij de Sociale Dienst van de UGent. Studenten kunnen eventueel wel een renteloze lening aanvragen bij de Sociale Dienst van de UGent. De student neemt daarvoor zelf contact op met de Sociale Dienst.
Het organiseren van vervoer en verblijf bij een studiereis verloopt volgens dezelfde modaliteiten als een excursie. Net zoals bij een excursie vallen de reis-en verblijfsdocumenten, de gezondheidssituatie en eventuele boekingen bij een studiereis onder de persoonlijke verantwoordelijkheid van de reiziger (cfr. supra).
Verzekeringen en ondersteuning bij problemen tijdens een studiereis
Ook wat ziekteverzekering en extra verzekeringen in het buitenland betreft, gelden dezelfde aandachtspunten. UGent-studenten en personeel genieten bovendien dezelfde dekking (burgerlijke aansprakelijkheid, persoonlijke lichamelijke ongevallen, reisbijstand) op een vrijwillige studiereis als op een excursie binnen het curriculum (cfr. supra).
Een belangrijk verschil is echter de mate waarin de UGent proactief kan optreden in crisissituaties (bijv. natuurrampen of aanslagen). Aangezien een studiereis geen onderdeel vormt van het curriculum valt die buiten het Onderwijs- en Examenreglement. Dat betekent dat artikel 46 §4 van het OER – namelijk de verplichte registratie van studenten in OASIS – vervalt. Bij een studiereis registreren studenten zich dus niet als uitwisselingstudent in OASIS. Doordat de registratie echter wegvalt, kan Team Actueel niet nagaan of er UGent’ers aanwezig zijn in de regio of op vertrekken staan in het geval van crisissituaties. Er kan eventueel wel op vraag ondersteuning geboden worden.
UGent-personeel is evenwel altijd verplicht om zich te registreren in SAP/Concur voor een buitenlandse studiereis.
Elke reiziger met de Belgische nationaliteit heeft er ook belang bij om de buitenlandse reis te melden in Travellers Online, een tool van de FOD Buitenlandse Zaken. Andere overheden hebben gelijkaardige tools. Op die manier kan de ambassade je snel contacteren bij eventuele problemen of incidenten.
Het PermanentieCentrum van de UGent is 24/7 bereikbaar bij problemen via permanentie@ugent.be of +32 9 264 88 88.
Meer weten?
Lees deze onderwijstips voor meer achtergrond en informatie:
Last modified Feb. 9, 2024, 9:57 a.m.